Senast uppdaterad:
Avstämning används för att skapa bokföringsunderlag till ekonomisystemet.
För att en gåva ska hanteras ska den ha status ”Klar, ej bokförd”, ”Klar, krediterad” eller ”Klar, kreditering”.
Avstämning kan göras för dag (Dagavslutning) eller period (Periodavslutning). Man kan även bokföra Tillgångar som ännu ej blivit gåvor. Kontodetaljer är till för att lokalisera enskilda gåvor som registrerats på exempelvis fel konto eller fel dag.
För att skapa ett bokföringsunderlag väljer man den dag eller period som önskas bokföras och tar fram en SIE4-fil.
SIE4 är ett standardformat för bokföringsunderlag vilket de flesta bokföringstjänster hanterar. Filen blir efter skapandet tillgänglig under Filhantering i Charity.
Charity kan hantera 2 dimensioner. Avdelning och Ändamål. Avdelning kopplas till ett konto.
1. Dagsavslutning
Dagsavslutningen visar alla gåvor som har ett mottaget belopp och som ej tidigare blivit bokförda per datum.
- Filtrera konton
Visar bokföringsunderlag i vyn Kontosammanställning – Dagsavslut för den valda dagen. Valet påverkar inte listan Dagsavslutning. - Datum
Mottaget datum för gåvan - Antal ej signerade
Gåvor som registrerats exempelvis via bunthanteringen men som ännu inte blivit signerade. Osignerade gåvor anses ej som gåvor innan dom signerats. - Antal färdiga
Antal gåvor för valt datum som är klara för bokföring.
2. Kontosammanställning
Kontosammanställningen visa bokföringsunderlaget för vald dag (och eventuellt konto). Genom Hämta SIE4 för denna dag skapas en fil som blir tillgänglig under filhantering.
3. Periodavslutning
Periodavslutningen skapar ett bokföringsunderlag för vald period. Ingen sammanställning visas utan perioden hanteras direkt. Bokföringsmässigt går det lika bra att skapa en SIE4-fil för en period som för enskilda dagar.
4. Bokföra tillgångar
Läs mer under Hantera Tillgångar
5. Kontodetaljer
Kontodetaljer är en funktion för att kunna hitta gåvor som registrerats mot fel balanskonto (bankkonto). Om man upptäcker att underlaget för ett dagsavslut inte stämmer kan man söka fram gåvor för att rätta dessa innan man skapar SIE4-filen.
* Tänk på att lathundarna är levande dokument så återkom alltid till charitydocs för den senaste informationen