Senast uppdaterad:
Från menyn Brev & Utskick hanteras alla regelbundna utskick från Charity. Här tar man fram underlag till tryckeri och för utskrift. Här hittar man även leveranslistan för artiklar.
1. Generellt om Brev och utskick
När man valt en funktion sker först en sökning för att ta fram underlaget för utskicket. Träfflistan visar ett urval eller samtliga berörda poster för utskicket. Från träfflistan väljer man sedan om man vill skapa PDF eller Printfil. När den är skapad kan man välja att ladda ner underlaget eller skicka det direkt via FTP till exempelvis sitt tryckeri. För att det ska kunna skapas en PDF krävs att det finns en brevmall för utskicksvalet det är även på brevmallen som man anger olika kriterier för utskicket samt vilken FTP som ska användas.
1.2 Sök Utskrivna Brev
Överst på sidan finns ett sökformulär där man kan söka fram tidigare gjorda utskick på datum eller ID. Anger man bara ”datum från” så söker man endast på det datumet.
1.3 Urval
1.3.1 Tackbrev
Listan visar mallarna i tänkt uttagsordning. För att gåvan ska hanteras av rätt mall är det viktigt att mallarna används i rätt ordning. För att en gåva ska bli tackad för krävs att flera krav uppfylls.
- Gåvan måste ha ett mottaget belopp.
- Givarens profil eller gåvan ska ha fältet ”Tackbrev önskas” eller ”Tackbrev” ikryssat.
- Det ska finnas en mall som vill ”tacka” för gåvan.
1.3.2 Autogiro
Under menyn hanteras utskick kring autogiro. För att se vilka möjligheter som finns läs mer under Brevmallar.
1.3.3 Samlingsgåvor
Funktionen tar fram Gåvoblad med försättsblad för utskick av samlingsblad. Sökningen kommer ta med alla gåvor som är föremål för uttag. Saknar gåvan adress kommer den dock inte komma med i själva filen men visas i utsökningen.
1.3.4 Inbetalningskort
Beroende på vilken mall för inbetalningskort (och fakturor) som angivits på gåvotypen så skapas rätt PDF (eller mall-id i printfil) för inbetalningskort som inte skickats. Här kan man även ta ut påminnelser för inbetalningskort och fakturor. I systeminställningarna kan man ange hur många påminnelser som maximalt ska skickas.
Tar fram betalningsunderlag (inbetalningskort och fakturor). Vilken brevmall som används konfigureras på gåvotypen.
Om man först tar ut leveransfilen för artiklar och den innehåller obetalda artiklar så kommer OCR att finnas i leveransfilen. I dessa fall anser Softronic Charity att inbetalningskortet redan är uttaget och kommer därför inte att komma med vid uttag av inbetalningskort.
Påminnelser
Funktionen söker fram alla obetalda gåvor efter vald tid från senaste utskick. Om en gåva ska kunna generera påminnelser avgörs av inställningen på gåvotypen.
Anger man 15 dagar kommer alla obetalda gåvor som det gått minst 15 dagar sedan senaste gången dom fick ett inbetalningskort (första eller påminnelse). Skriver man 15 så kommer även de som fick sitt senaste inbetalningskort för 16, 17 osv dagar sedan att komma med i utsökningen
Generiska inbetalningskort
Generiska inbetalningskort använder man om man vill skapa PDF med OCR för en kampanj. Välj kampanj, urvalsgrupp och vilken brevmall (OCR) som ska användas. Brevmallen måste vara av typen OCR – Kampanj.
1.3.5 Artiklar
Funktion för att ta ut en leveranslista av artiklar (webshop).
1.3.6 Månadsbrev
Funktion för att ta ut tackbrev för viss månad (som tackar för alla gåvor sedan senaste uttag).
* Tänk på att handboken är ett levande dokument så återkom alltid till charitydocs för den senaste informationen