Administration – Handbok

Senast uppdaterad: 7 maj 2020 @ 10:12

Listor

Egenskaper gåvor

Typer

Vilka olika typer av gåvor det finns. Gåvotypens namn är det som syns på gåvan och vidare i Analytics. Gåvotypen kan även ha en typ i sig såsom Samling, Diverse, Kampanj, Spontangåva, Prospekt etc. Här kan du också sätta grundinställningar för gåvortypen och vilka alternativ som ska vara synliga vid registrering av gåvor av den gåvortypen. Vissa gåvotyper kan exempelvis vara valbara för avtal eller med tillhörande artiklar.

Kategorier

    1. Kodkonfigurering
    2. Kategori 1 och 2
    3. Projekttyper
  1. Organisationstyper

Ekonomi

Under detta menyval finns möjligheter att lägga upp kontoplaner, avdelningar och ändamål. Det är även härifrån man gör sin avstämning och skapar SIE4-filer till bokföringen.

Avdelning

Här kan avdelningar registreras som sedan kopplas till ett konto. Det är DIM1 och skickas med i SIE4 filen, det är fast att alltid bli dimension 1.

Avstämning

Avstämning kan göras för dag (Dagavslutning),  period (Periodavslutning) eller tillgångar (Bokföra Tillgångar).
Kontodetaljer är till för att lokalisera enskilda gåvor som registrerats på exempelvis fel konto eller dag.

För mer information gå till Lathund – Ekonomi – Avstämning.

Kontoplan

Med konton avses de bokföringskonton som gåvor, tillgångar, kostnader och skulder bokförs på.

Konton

Det finns fyra typer av konton:

  • T – Tillgångskonton (ex. bank och kassa, börjar på 1…)
  • S – Skuldkonton (ex. moms, börjar på 2…)
  • I – Intäktskonton (ex. insamlade medel från allmänheten, börjar på 3….)
  • K – Kostnadskonton (es. porto och tryckerikostnader för utskick, börjar på 4…- 9…)

Charity har endast stöd för 4-siffriga kontonummer.
Konton används för att ge rätt underlag i SIE4-filen som används för bokföring.

Registrera eller ändra ett konto

För att lägga upp ett nytt konto klickar man på ”+” uppe till höger i listan över konton.
Vill man redigera ett konto så klickar man på kugghjulet på raden för kontot.

  • Kontotyp – T, S, I, K – Avgör vilken typ av konto som ska användas (se ovan). Typen avgör även var i systemet kontot blir tillgängligt.
  • Kontonummer – 4-siffrigt kontonummer som ska användas vid bokföring.
  • Lookup-nyckel (för ocr-fil) – Används för att identifiera Tillgångskonton vid inläsning automatisk inläsning av gåvor (BGMAX, TOTAL_IN)
  • Aktivt – Avgör om kontot är aktivt. Om kontot inte är aktivt får inte kontot användas vid bokföring.
  • Benämning – Namn på kontot (visas på gåvan).
  • Benämning intern – Internt namn på kontot (visas vid registrering av OCR/GÅVA).
  • Katastrofgåvor – Specialfunktion som används vid vissa brevutskick.
  • Datum när kontot blir inaktivt – Används för tillfälliga konto som sedan ska stängas efter viss tid.

Koppla konton till gåvor

När ett OCR skapas så ska alltid ett I-konto anges när en GÅVA skapas måste även ett T-konto anges vid registrering om gåvan innehåller moms ska krävs det att gåvotypen hanterar moms. Det finns flera sätt att styra vilka konton en gåva får.

  1. Manuell registrering av GÅVA 
    När man manuellt registrerar en GÅVA så anges Intäktskonto och Tillgångskonto för att veta vilka konton gåvan ska stämmas av mot.
    Det går att konfigurera så att vissa konton är förvalda baserat på gåvotyp. Läs mer om gåvotyper.
  2. Inläsning av OCR-fil (BGMAX eller TOTAL_IN)
    • Tillgångskonto
      Vid inläsning av OCR-fil så matchar systemet först Bankkonto (90……) mot eventuella lookup-nycklar i kontoplanen. Om ingen lookup-nyckel som matchar angivet Bankkontonummer så finns alltid en systeminställning för filen som kommer att användas. BGMAX och TOTAL_IN kan ha olika kontonummer som är förinställda för Softronic Charity.
    • Intäktskonto
      Intäktskontot avgörs beroende på vad som är kopplat till OCR-numret.

      1. En gåva finns med information om intäktskonto (manuellt registrerad OCR eller tidigare skapad GÅVA).
      2. En kampanj finns med information om intäktskonto.
      3. Gåvotypen har ett fast intäktskonto (konfigureras på gåvotypen)
      4. Organisationstyp finns med informations om intäktskonto.
      5. OM inget ovan gäller så finns alltid ett konto inställt i systeminställningarna som kommer att användas (normalt motsvarar det kontot ”insamlade medel från allmänheten”). Detta konto gäller i samtliga fall då intäktskonto saknas.
  3. Inläsning av D_IN
    D_IN är ett generellt format för att läsa in olika typer av externt mottagna gåvor. Läs mer om D_IN.

    • Tillgångskonto
      Vid inläsning av filformatet D_IN så anges Tillgångskonto vid inläsning av filen. Detta ger att alla gåvor i filen måste finnas på samma tillgångskonto.
    • Intäktskonto
      För D_IN kan intäktskonto avgöras på flera sätt. Gåvor i en fil kan uppfylla olika krav nedan.

      1. Urvalsgruppen är kopplad till en kampanj som har ett intäktskonto.
      2. Prefixet är kopplat till en intäktskonto
      3. Intäktskonto anges för hela filen.
  4. Gåvor skapade via Charity API
    När man skapar en gåva via  API:et kan man se det ungefär som en manuell registrering. Via API:et kan både tillgång- och intäktskonto anges.Om inga konton anges gäller följande:

    • Tillgångskonto
      Systeminställning för alla gåvor som inkommer via API:et (motsvarar oftast kontot för någon betallösning som PayEx eller Klarna).
    • Intäktskonto
      1. Organisationstyp finns med informations om intäktskonto.
      2. Systeminställning för alla gåvor som saknar intäktskonto (motsvarar oftast kontot för  ”insamlade medel från allmänheten”).

Ändamål

Möjlighet att registrera ändamål för gåvan.
Vill man kan detta kopplas som DIM2 i SIE4 filen, här går det att konfigurera en egen dimension.
Vid manuell registrering av gåva eller gåvolöfte kan ändamål väljas.
Man kan även knyta ändamål till en gåvotyp och det går att ange via API:et.

Verktyg

Dubblettscanner

Funktion för registervård. Ger förslag på möjliga dubbletter och ger möjligheten att slå ihop dessa.

Registreringar

Verktyget är till för att hitta felaktigheter vid registreringar eller gåvor som inte är signerade.  Ju större kunskap man har kring den gåva man söker desto lättare blir det att hitta felet. Kombinera gärna datum, status och användare för att avgränsa sökningen

Sökforumläret

Typ Förklaring
Välj datumtyp Registrering – När OCR/GÅVA registrerades
Respons – När GÅVAN togs emot (pengar på kontot)
Skapad – När gåvan skapades i systemet.
Ändrad – När gåvan senast ändrades
Från eller exakt Datum för vald datumtyp. Anges inget ”till” sker sökningen endast på valt datum.
Till Sökningens slutdatum för vald datumtyp.
Kontonummer Intäktskonto (bank, kassa) som gåvan registrerats på. Kräver sökning på datumtyp Respons.
Kanal Betalkanal för OCR/Gåva
Registrerad av Användare i Softronic Charity som registrerad OCR/Gåva
Status  OCR/Gåvans status.
Exportera till fil Möjlighet att exportera träfflistan till fil.


Sökresultat

Hantering av gåvor på stängda konton

Eftersom gåvor kan betalas på OCR-nummer vars koppling till konto inte längre är aktivt finns möjligheten att här hantera dessa.

Sökning tar automatiskt fram alla gåvor som har ogiltiga konton. Gåvorna visas i träfflistan. För att ändra konto fäller man ut gåvan på pilen och väljer att redigera gåvan. Om inget behov finns att hantera gåvan kan man via kugghjulet välja att ”ta bort” gåvan. Gåva tas då inte bort som gåva men försvinner ur listan för de som ska hanteras.

Konfiguration

Under uppbyggnad… Under tiden kan du läsa vår lathund kopplad till konfiguration:  Konfiguration – brevmallar

Användare

Här hantera man tillgång och rättigheter till Softronic Charity. När man lagt upp en ny användare kommer Charity skicka ut ett e-post till användaren för att skapa lösenord.

Användaruppgifter
Enda kravet för användaruppgifterna är att e-postadressen är unik.

Behörighet
Rättigheterna styrs för varje meny i Charity. Admin (Användare) krävs för att få hantera användare.

Skriv ut som PDF*

* Tänk på att handboken är ett levande dokument så återkom alltid till charitydocs för den senaste informationen