Senast uppdaterad:
Kampanjer i Charity kan riktas mot befintliga givare eller prospekt. En kampanj är delad i två nivåer.
- Kampanj – Huvudnivå
- Urvalsgrupp – Delmängd av kampanj som givare eller prospekt är kopplat till.
En kampanj kan innehålla flera urvalsgrupper med olika målgrupper eller syfta till olika typer av bearbetning. Givare eller prospekt är alltid kopplat till en urvalsgrupp. Urvalsgruppen är alltid kopplat till en Kampanj. Varje kampanj har en neutral urvalsgrupp med samma namn som kampanjen. Denna visas inte i listan över urvalsgrupper men finns tillgänglig vid registrering av gåvor mot kampanj från givare som inte ingår i någon urvalsgrupp i kampanjen.
OBS! Vid uttag från Charity Analytics tänk på att aldrig döpa urvalsgruppen till samma namn som kampanjen.
1 Att skapa kampanj och urvalsgrupp
Det finns flera sätt att skapa en kampanj och urvalsgrupp. Det vanligaste är att kampanjer mot givare sker genom urval i Charity Analytics. Men det går även att göra manuell import av givare för att skapa en urvalsgrupp. Kampanjer kan även skapas utan givare för att hantera exempelvis gåvor som ska knytas till annonsering. För prospekt läs mer här.
1.2 Skapa kampanj med givare från Charity Analytics.
När man gjort ett urval i Charity Analytics väljer man att göra en export av aktuella givare. I Analytics sätter man namn för kampanj och urvalsgrupp vilka sedan exporteras och automatisk skapas upp i Charity CRM. Beroende på mängden givare i urvalsgruppen så varierar tiden för hur lång tid det tar innan den nya kampanjen och urvalsgruppen visas i Charity CRM.
1.3 Skapa kampanj med givare manuellt
För att skapa en urvalsgrupp med givare krävs kännedom om givar-id. Läs mer om detta i lathunden för att skapa en kampanj.
2 Konfigurera en kampanj
- Namn – Namn på kampanjen
- Intäktskonto – Konto som ska kopplas till kampanjens OCR.
- Gåvotyp – Gåvotyp som ska kopplas till kampanjens OCR.
- Ändamål – Ändamål som ska kopplas till kampanjens OCR.
- Lista – Avgör visning i systemet. Gåva som standard, Autogiro visas bara på Autogiro-avtal, SMS (används ej)
- Kampanjtyp – Typning av kampanj för enklare uppföljning i Charity Analytics.
- Startdatum – Då kampanjen ska börja gälla. Avgör när den visas i listor och API.
- Stoppdatum – Då kampanjen upphör gälla. Avgör när den visas i listor och API.
- Synlig för API – Inställning för att avgöra om kampanjen ska vara tillgänglig via API.
- Radera – En kampanj kan bara raderas om den inte har några urvalsgrupper, gåvor eller avtal kopplade till sig.
2.1 Konfigurera urvalsgrupp
För en urvalsgrupp finns möjligheten att konfigurera vissa nyckelord. Nyckelordens innebörd kan konfigureras. 
Dessa kan sedan följas upp i Charity Analytics för att på så sätt analysera olika målgrupper oberoende av kampanj.
3 Prefix
Prefix är en funktion som vid import av formatet D_IN kan tolka och skapa en gåva med önskade inställningar för respektive prefix.
De inställningar som man gör vi importen används enbart om prefixet saknar egen inställning för exempelvis gåvotyp.
3.1 Skapa och konfigurera prefix
Gå till menyn för KAMPANJ och välj Prefix.
Klicka på ”+” för att lägga till nytt prefix.
3.1.1 Konfigurering
- Prefixnamn
Ordet som kommer att tolkas vid inläsning av filformatet D_IN. Prefixnamn måste anges.
. - Slutdatum
Datum då prefixet slutar att gälla. - Kampanj
Anges om gåvan som inkommer med ett visst prefix ska vara kopplat till kampanj. - Urvalsgrupp
Den urvalsgrupp som gåvan kopplas till om Kampanj är vald. - Intäktskonto
Det konto som gåvan kommer få vid inläsning av D_IN.
Intäktskonto måste anges. - Ändamål (berör inte alla användare)
Ändamål för gåvan.
När konfigureringen är klar är det bara att spara prefixet.
Vid inläsning kommer gåvan sedan att få de egenskaper som konfigurerats.
Prefixet som använts vid skapandet av gåvan kommer att visas på gåvans Meddelande 1.
4 Prospekt
Med prospekt avses personer som inte finns som givare i Charity.
Prospekt kan man antingen beställas via Softronic eller köpas från annat håll och manuellt läsas in.
Livslängden som föreslås är 3 månader.
Det är under den tiden som prospekten är tillgängliga i Charity, samt den tid som man kan söka bland inlästa prospekt. Efter ytterligare 3 månader anonymiseras alla personuppgifter.
4.1 Automatisk inläsning av prospekt
När man beställer dessa från Softronic skickas dessa direkt till er SFTP och en kampanj skapas automatiskt; livslängden sätts till 3 månader.
4.2 Manuell inläsning av prospekt
För att importera prospekt manuellt används filformatet: Prospect_IN
När filen är inläst kan man exempelvis ta ut OCR-nummer eller skicka listan för e-postbearbetning.
4.2.1 Gör så här
- Skapa en fil enligt beskrivning i enligt filformatet: Prospekt_IN – Manuell inläsning av prospekt
- Välj och validera filen.
- Ange namn för Kampanj och Urvalsgrupp.
Om filnamnet är ”Prospekt_KAMPANJ_URVAL_Datum.txt” kommer kampanj och urval sättas automatiskt. - Välj vilken lista kampanjen ska visas för (Gåva).
- Ange livslängd för prospekt. Livslängd innebär hur länge dessa finns tillgängliga i systemet. Normalt 3 månader (läs mer om aktuella regler hos Swedma).
- Importera filen
- Urvalet finns nu under KAMPANJ och det finns en fil med OCR under FILHANTERING
5 Spärrlista
För att undvika att utskick dubbla utskick till givare eller till personer som inte är givare och som samtidigt avböjt att få utskick som prospekt används de två funktioner som finns under menyn Spärrlista.
5.1 Spärrfil
För att exkludera befintliga givare från ett utskick mot prospekt bör man ta ut en spärrfil. Filen innehåller samtliga givare som anses aktiva i Charity och motsvarar mängden givare som regelbundet skickas till SPAR för underhåll av informationen. I filen finns namn, adress och personnummer för de givare som har den informationen. Saknas detta kommer ändå givar ID med i filen (ex SMS-givare).
5.2 Spärrade personer
Listan för spärrade personer ger en möjlighet att hantera personer som inte är givare och som hört av sig att dom inte vill ha någon bearbetning. Vid utskick mot prospekt kan (bör) även denna lista exkluderas om den används.
OBS!
Listan underhålls inte automatisk av Charity och måste manuellt hanteras av organisationen.
Det finns alltså ingen koppling till den funktionalitet som hanterar SPAR-avsiering eller GDPR-regler.
Dessa kommer heller inte automatiskt med vid uttag av spärrfil.
Funktionalitet
- Exportera till CSV-format
- Exportera till Excel
- Lägg till person
- Redigera/Ta bort person
* Tänk på att handboken är ett levande dokument så återkom alltid till charitydocs för den senaste informationen